Damit die Druckerverbindungen zentral verwaltet werden können, muss der entsprechende Druckserver zunächst über das Printermapping Management Tool importiert werden. Des Weiteren wird automatisch auf die Active Directory Struktur zugegriffen, so dass Benutzer, Gruppen und Computer-Accounts verfügbar sind. Alle Daten werden in einer MSDE oder Microsoft SQL-Datenbank abgelegt. Über die Schaltflächen können nun einfach die entsprechenden Accounts den Druckerverbindungen zugewiesen werden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, für jeden Benutzer oder Computer einen Standard-Drucker zu definieren.

Der Printermapping Process stellt jedem Benutzer ein Tray-Icon zur Verfügung, über das er seine zugewiesenen Druckerverbindungen einsehen und anpassen kann. Somit hat jeder Benutzer die Möglichkeit, flexibel auf seine Anforderungen zu reagieren, ohne den Administrator in Anspruch nehmen zu müssen.